Telefoon protocol
- Het algemene telefoonnummer van TIG is 020 – 21 81 000. Daarnaast heeft iedereen een intern nummer. Dit bestaat uit 3 getallen en staat achter elke naam op de TIG CRM pagina.’;
- Onze telefoonlijn is van 09.00 tot 17.30 uur bereikbaar. Ook als je alleen zit moet de telefoon beantwoord worden. Stem altijd goed met elkaar af of er binnen de telefonische openingstijden iemand aanwezig is;
- Zorg ervoor dat je buiten kantoor tijdens werkdagen tussen 09.00 en 17.30 uur mobiel bereikbaar bent, zodat je collega’s je kunnen bereiken in geval van een acuut probleem;
- Neem de telefoon op voordat deze drie keer is overgegaan;
- Neem op met: “Goedemorgen/middag/hallo je spreekt met <eigen naam> van TIG”.
Als je moet doorverbinden, vraag dan vooraf altijd:
- Waar het over gaat;
- (Nogmaals) de naam van de persoon mocht je die kwijt zijn. Zeg hierin niet “Wat was je naam ook alweer”, maar beter is “Mag ik nog één maal vragen naar je naam?”;
- Bel en check of je collega aanwezig en beschikbaar is. Zeg altijd tegen de persoon aan de telefoon dat je door gaat doorverbinden;
- Is de persoon niet beschikbaar? Vraag dan of je een boodschap kan doorgeven. Een boodschap bevat de volgende informatie:
- Naam en bedrijfsnaam van beller
- telefoonnummer beller
- Wanneer hij/zij het beste te bereiken is
- Waarover het gaat
- Verstuur de boodschap altijd per e-mail, zodat er niet overheen gelezen wordt. Gebruik altijd een uniek onderwerp zodat Gmail de e-mails niet samenvoegt. Bijvoorbeeld:
Subject: Terugbelverzoek Hans Kazan van Magistar 06123456789
Body: Vraag over de order export.
Gebruik persoonlijke telefoon
Gebruik je mobiele telefoon niet op kantoor, tenzij je een telefoontje van een klant verwacht. Zorg in dit geval dat je ringtone zacht staat zodat je collega’s er geen last van hebben.
Handel privé zaken in je eigen tijd af, noodsituaties daargelaten. Doe dit in de pauze of loop even ergens anders naar toe. Het is niet toegestaan om de vaste telefoon te gebruiken voor privé zaken. Dit betekent dat je het algemene telefoonnummer niet geeft aan niet-zakelijke personen of bedrijven.
Voor het gebruik van je mobiele telefoon indien je functie dat vereist, krijg je van TIG een vaste maandelijkse vergoeding van 25 euro. Klanten mogen je daarmee via het noodnummer op onze meeneem mobiel bereiken. Zorg dat je op kantoor alleen met de vaste telefoonlijn belt. Indien de daadwerkelijke kosten voor een gebruiker (aantoonbaar) hoger liggen dan het standaardbedrag kan een kostendekkende vergoeding worden afgesproken.
Vaste telefoons
Als je een ander toestel dan van jezelf hoort overgaan en je hoort dat er niet wordt opgenomen kun je *8 in toetsen (+groene belknop) om de telefoon te beantwoorden.
Behalve de ringtone en naam van een toestel (hou het netjes) is het is niet toegestaan om de settings van de vaste- of looptelefoons zelf aan te passen, je moet hierbij toestemming vragen aan Sysops.
Gespreksopnames
TIG neemt alle telefoongesprekken digitaal op. TIG gebruikt de opnames in geval van nood als er bijvoorbeeld onzekerheid bestaat over de afspraken met klanten die telefonisch zijn gemaakt. De werknemer wordt hierover van te voren op de hoogte gebracht.
Telefoonstoringen
Heb je een klapperende lijn of valt een gesprek steeds weg, meld dit dan bij Sysops. Zij kunnen kijken of het een toestel specifieke issue is of een haperende internetlijn.