Email etiquette

Iedereen heeft toegang tot een persoonlijk @tig.nl e-mail adres. De eigen inkomende e-mails dienen minstens 1 keer per werkdag gecheckt te worden. Deze e-mails worden 24 uur na ontvangst beantwoord, maar het streven is om e-mails te beantwoorden binnen 4 uur.

Denk aan ons motto “More communication is better”: Stuur vaker korte updates naar een klant in plaats van een dag te wachten voor de eerste e-mail te sturen. Zie ook hoofdstuk 6 “Communicatie met klant”. 

Mocht je niet in staat zijn om je e-mail binnen 24 uur te beantwoorden (uitgezonderd weekend), dan ben je verplicht om je Out-of-office reply aan te zetten. Gebruik de standaard corporate versie:

Subject van de e-mail: [out of office-reply] <datum> t/m <datum>

—–

Bedankt voor je bericht.

Op [datum t/m datum] ben ik op vakantie/afwezig en daardoor niet in staat je e-mail te beantwoorden. Bij terugkomst zal ik je bericht zo spoedig mogelijk beantwoorden.

Mocht je een dringende vraag hebben dan kun je het beste contact opnemen met mijn collega [XXXX] op tel. 020 – 21 81 000 of per e-mail via servicedesk@tig.nl. 

———————————————————————————————————————

Thank you for contacting me. 

I am on vacation/out of the office from [date until date]. I will respond within the shortest possible delay following my return.

For urgent matters please contact my fellow worker [XXXX] at +31 20 – 21 81 000 or by e-mail at servicedesk@tig.nl. 

———————————————————————————————————————

Note: let op dat je geen dubbele signature krijgt: Gmail zet onder je out-of-office je standaard signature, je hoeft deze niet in het bericht te zetten. 

Gebruik altijd een onderwerp in je mail

Voeg altijd een onderwerp toe aan een e-mail om het zoeken in de inbox gemakkelijker te maken. Onderwerpen zoals ‘Belangrijk’, ‘Kun je even….’ en ‘Vandaag:’ helpen niet echt en zijn daarom niet acceptabel.

Gebruik Gmail 

Gebruik alleen je Gmail account voor het versturen van e-mails. Met Google hebben wij een back-up en uptime SLA, zodat e-mails niet verloren gaan.  Verstuur geen groepsmails naar collega’s maar plaats een berichtje op in tig-corporate-heroes op Slack als het voor meerdere mensen interessant is.

Zet je auto-bcc plugin aan

Elke e-mail die verzonden wordt, heeft automatisch ons CRM systeem Capsule in de BCC. Dit betekent dat elke e-mail die je verstuurd bewaard wordt in het CRM systeem zodat alle communicatie en gemaakte afspraken met klanten op één centrale plaats worden opgeslagen. Dit is niet ter controle, maar om gemaakte afspraken uit het verleden te kunnen terugvinden. Daarnaast worden nieuwe contactpersonen op basis van uitgaande e-mail aangemaakt. Zo wordt onze klanten database automatisch aangevuld met relevante contactgegevens. Je hoeft er niet zelf aan te denken om bij elke mail Capsule in de BCC te zetten, hiervoor hebben we een auto-bcc script geschreven. Let er op dat alles wat je mailt door iedereen zichtbaar is in Capsule. Zet in mails naar HR de auto BCC uit.