Praktische zaken

Voertaal

Op ons kantoor is de voertaal Nederlands. 

Flexibele werktijden

De begintijd van de werkdag ligt voor iedereen tussen 8:00 en 10:00 uur. Het werk wordt uitgevoerd op kantoor – Kabelweg 37 – tenzij er andere afspraken zijn gemaakt. 

Te laat

Als je om welke reden dan ook niet op tijd op kantoor kan zijn, dien je dit vóór 10 uur te laten weten aan de HR manager. Dit mag je doen per SMS, WhatsApp of Slack. Geef in het bericht de reden waarom je niet op tijd op kantoor kunt zijn en hoe laat je op kantoor verwacht te zijn. 

Lunch

Elke dag wordt er tussen 12.00 en 12.30 uur geluncht, sommige mensen doen dit in de kantine beneden en anderen kiezen ervoor om van thuis iets mee te nemen.

Eten na werktijd

Mocht je een keer laat willen werken en op kantoor willen eten dan kan dat uiteraard. De kosten hiervan zijn in de regel voor eigen rekening. Als je aan een acuut probleem werkt of door werkt op aanvraag van een product owner dan worden de kosten van het eten betaald door TIG. 

TIG meetings
Er vinden twee TIG meetings per maand plaats. 
De eerste TIG meeting vindt plaats op elke tweede maandag van de maand. Voorafgaand aan deze meeting kun je agendapunten inschieten die tijdens de meeting besproken zullen worden.

Elke laatste vrijdag van de maand vindt de TIG maandmeeting plaats. We blikken terug op de afgelopen maand en iedereen krijgt de gelegenheid om een update te geven over de hoogtepunten en successen van de afgelopen maand. Het is verplicht om hierbij aanwezig te zijn. Mocht het een keer voorkomen dat je echt niet in de gelegenheid bent om deze meeting bij te wonen, dan is het jouw verantwoordelijkheid om ervoor te zorgen dat je alsnog op de hoogte bent van hetgeen er besproken is tijdens deze maandmeeting. Vraag daarom vooraf aan een collega om de meeting op te nemen, zodat je deze achteraf kunt terugluisteren. 

Muziek

Tijdens het werk is het uiteraard toegestaan om muziek luisteren. Iedereen heeft een andere muzieksmaak dus gebruik hiervoor je koptelefoon.

Gamen

Gamen na werktijd met collega’s is natuurlijk leuk! Houd wel rekening met collega’s die nog aan het werk zijn. Draag een koptelefoon tijdens hetgamen en zorg dat collega’s niet teveel door jullie worden afgeleid.

Werkplekken

Hou werkplekken compleet en ga geen onderdelen lenen bij je buurman. Vraag voor een stekkertje, muis of een toetsenbord aan de office manager of deze nog op voorraad zijn en haal ze uit de kast. Daarmee voorkom je irritatie bij (nieuwe) collega’s.

Clean desk and -white board policy

TIG hanteert een ‘clean desk policy’. Dit betekent dat je aan het einde van de dag je bureau netjes achterlaat zodat je gestructureerd de volgende dag kan beginnen. Zorg, uit beveiligingsoogpunt, dat belangrijke documenten niet rondslingeren of kwijtraken. Maak de whiteboards aan het eind van de dag leeg als er klant- of gevoelige bedrijfsinformatie op staat. Spreek je collega hier op aan als dat nodig is.   

Elke twee weken komt de schoonmaakster om het hele kantoor schoon te maken. In de tussentijd is het de verantwoordelijkheid van iedereen om het kantoor schoon en netjes te houden. Begin bij je eigen werkplek: hou je bureau vlek- en troepvrij.

ElePHPants

ElePHPants zijn roze en blauwe knuffel olifantjes die je misschien al op bureaus hebt zien staan. Ze zijn bedoeld om je collega’s aan te geven dat jij het druk hebt en niet gestoord wil worden. Een collega die je wil storen moet een hele goede reden hebben om jou van je werk af te houden. Op het moment dat je niet gestoord wil worden neem je een olifantje uit de kast. Plaats deze zichtbaar voor iedereen op je bureau/scherm. Meld ook even aan je collega’s van de eerstelijns telefoondienst dat je niet gestoord wilt worden.

FAQ

Zit er verschil in de roze en blauwe olifant?
> Nee
Word ik telefonisch gestoord als ik een olifantje op mijn bureau heb?
> Nee, geef bij de eerste lijn telefoondienst aan dat je niet bereikbaar bent.
Zet ik een olifantje op dezelfde plek terug als waar ik hem vandaan heb gehaald?
> Ja

Dresscode

Het doel van de dresscode is het creëren van een serieus en betrouwbaar imago. In eerste instantie zullen bezoekers, klanten en potentiële werknemers een bedrijf beoordelen op basis van een eerste indruk. Jij vertegenwoordigt daarin je bedrijf. Een outfit geeft ze een idee over het niveau van de cultuur in de organisatie en professionaliteit.

TIG heeft een open, informele werkcultuur. Wij vinden het belangrijk dat iedereen zichzelf is en kan dragen waar hij/zij zich comfortabel in voelt. Om de representativiteit van TIG te kunnen waarborgen zijn er wel een aantal richtlijnen opgesteld waar de kledingvoorschriften aan moet voldoen:

1. Draag geen stukke kleding. Bijv. bedrukte shirts waarin de bedrukking loslaat en/of gaten in kleding. Zorg ervoor dat alles wat je draagt heel is.

2. Als je een afspraak hebt met een klant is het belangrijk te weten wat voor werkcultuur daar heerst. Is het een formele werkcultuur, trek dan een overhemd aan als je op klantbezoek gaat.

3. In de zomer kunnen we ons goed voorstellen dat je het liefst luchtige kleding draagt. Een korte broek is mogelijk, mits deze minstens tot en met net boven de kniehoogte valt.

4. Het is niet mogelijk om met slippers naar kantoor te komen, omdat dit geen representativiteit uitstraalt. Sandalen en/of ballerina’s zijn daarentegen wel mogelijk.

5. Draag jurken, rokken en broeken met een ideale knielengte. Kortere rokken kunnen alleen gedragen worden met een ondoorzichtige legging of maillot eronder. Een minirok is niet passend op kantoor. Zorg dat patronen of een model niet teveel aandacht op de billen leggen, ondergoed niet zichtbaar is en draag niet nauwsluitende kleding die te veel de aandacht vestigt op het figuur. Een diep decolleté bij de blouse of jurk is niet passend. Een t-shirt met ronde hals kan worden gedragen, zolang er geen blote rondingen zichtbaar zijn.

Het doel van deze kledingvoorschriften is om je te helpen een stijl te kiezen die bij de werkcultuur van TIG past. We hopen dat na het lezen van dit stukje duidelijk is welke uitstraling we passend vinden bij TIG.

Wil je een visuele indruk krijgen van de kledingvoorschriften bij TIG? Neem dan een kijkje op onze website en socials voor de foto’s van onze collega’s. 

HR Portal

Waarvoor dient de HR Portal?

De HR portal is het basis communicatiemiddel voor het contact met HR, zodat de communicatie via één centraal punt blijft lopen en de workload in één oogopslag inzichtelijk wordt. Via de verschillende tools in de portal kun je aanvragen indienen waarbij vanzelf de relevante vragen m.b.t. jouw verzoek naar voren komen. Het lijken soms veel vragen, maar je bent er zo doorheen! Door het beantwoorden van alle vragen is HR direct op de hoogte van alle informatie die nodig is om jouw aanvraag snel te kunnen behandelen. Het beleid is om niet Slack te gebruiken voor vakantieaanvragen, wisseldagen, etc. -> Daar is de portal voor.

Hoe kun je aanvraag indienen bij HR?

Aanvragen kun je indienen via de HR portal. Deze kun je vinden via de link: http://hr.tig.nl  

Mocht je verzoek er niet tussen staan, kies dan voor “overige HR gerelateerde vragen”. 

Nmbrs 

De website is: tig.nmbrs.nl. 

 

Wat is Nmbrs en waar kan ik het voor gebruiken?

Nmbrs is het personeelssysteem waar TIG gebruik van maakt voor het veilig opslaan van personeelsgegevens, het verrichten van salarisruns en het verwerken van verlof en verzuim. Naast de werkgeversomgeving is er ook een werknemeromgeving in Nmbrs. In de werknemersomgeving kun je als medewerker inloggen in je eigen Nmbrs account.  Je ontvangt hiervoor in jouw privé mail de inloggegevens vanuit Nmbrs voor je eigen persoonlijke account. Deze inloggegevens ontvang je in de eerste week van indiensttreding. Via je je eigen Nmbrs account kun je o.a. je eigen loonstroken en jaaropgaven inzien, maar ook verlofaanvragen indienen.

Loonstroken en jaaropgave

De loonstroken kun je inzien via Nmbrs en zijn zichtbaar op de dag van de salarisbetaling (25ste van de maand).

De jaaropgave kun je zelf downloaden in nmbrs. Deze worden vaak aan het begin van het nieuwe kalenderjaar door Nmbrs gepubliceerd en gaat over het afgelopen kalenderjaar. Staat hij er begin januari nog niet in? Dat kan kloppen. Het kan soms even duren voordat Nmbrs deze jaaropgaven beschikbaar besteld. In de praktijk wordt dit vaak per half januari/begin februari door Nmbrs gedaan. 

 

Waar kan ik de loonstroken en jaaropgave vinden?

De jaaropgaven staan wat verstopt, maar kun je terugvinden onder “Mijn loonstroken (per run)”. Dan zie je een mapje met het jaartal van vorig jaar. Deze kun je openklappen. De jaaropgaaf staat dan onderin.  

Verlofaanvragen

Hoe kan ik verlofaanvragen indienen?

De verlofaanvragen kun je aanvragen via Acties -> Verlof aanvragen. Vervolgens kom je op de pagina waarin je jouw eerder ingediende verlofaanvragen kan terugzien en nieuw verlof kan aanvragen.

Verlof/bijzonder verlof
Voor het aanvragen van verlof heb je de keuze tussen “verlof” en “bijzonder verlof”. Je zal het meest “verlof” gebruiken. Dit is bedoeld voor regulier verlof, zoals bijv. het aanvragen van vakanties. Bijzonder verlof gebruik je alleen in uitzonderlijke gevallen. In het hoofdstuk “Vakantie en Verlof” in het Hero’s Handbook kun je zien in welke situaties je recht hebt op bijzonder verlof. 

Verlofaanvraag halve dag

Als je geen hele werkdag vrij vraagt maar bijv. slechts een halve dag, of een paar uurtjes, is het handig om bij de opmerking in de aanvraag aan te geven tot hoe laat je die dag werkt. Dan weet de verlof behandelaar tot hoe laat hij/zij jouw afwezigheid in de agenda kan zitten. Daarnaast kun je de opmerkingenvenster gebruiken voor het aangeven van de reden van verlofaanvraag. Dit is niet verplicht, maar kan voor jezelf fijn zijn. Zo kun je aan het eind van het jaar in je verlofoverzicht terug zien waarvoor je sommige dagen vrij hebt genomen.

Verlofaanvraag doorlopend in nieuw kalenderjaar
Let op: bij verlofaanvragen die deels in het volgende kalenderjaar overlopen is het alleen mogelijk om deze opgesplitst per kalenderjaar aan te vragen. De reden hiervoor is dat Nmbrs per kalenderjaar (boekjaar) werkt met de saldo’s die over het hele jaar zijn berekend. Dus bij een verlofaanvraag die in december start en januari eindigt schiet je twee losse aanvragen in: 1 voor in december (huidig, lopend jaar) en 1 voor in januari (volgend jaar). Vaak moet je dan even het kalenderjaar aanpassen in je pagina om het tweede deel van de verlofaanvraag (dat in het nieuwe jaar loopt) te kunnen aanvragen. 

Wie behandelt mijn verlofaanvraag?

De verlofaanvragen voor de developers functies komen binnen bij de Scrum Master, die van de niet-developers komen binnen bij HR. De verlofaanvragen worden vervolgens door hen verwerkt in het Nmbrs systeem en in de TIG Today agenda. Via deze agenda kan iedereen zien op welke dag(en) jij vrij bent. Zodra de verlofaanvraag is behandeld in Nmbrs krijg je hier automatisch een mail van vanuit Nmbrs.

Aanschaf van kantoor- en werk gerelateerde benodigdheden

De Office Manager/administratie besteld alle zaken welke nodig zijn op kantoor, hierbij kun  je denken aan boodschappen, kantoorbenodigdheden een abonnement, declaraties of iets anders voor op kantoor. Elke aanvraag wordt middels een Jira ticket in de portal ingeschoten en voor elk soort aanvraag is een speciaal formulier opgesteld waarin alle benodigde informatie gevraagd wordt. 

In de portal selecteer je  “Internal Finance related” . Dan zie je een overzicht van alle mogelijke aanvragen. 

• Approval reiskosten OM-HR, dit formulier is enkel voor Office Manager en de HR om de maandelijkse reiskosten af te stemmen. Gebruik dit formulier niet.
• Iets te vieren? Dit formulier is in principe voor de PO’s om een aanvraag in te schieten voor een viermoment, maar kan in een andere situatie ook gebruikt worden.
• Sofware request / Subscription – boven of tot 1000 euro. Deze aanvragen voor abonnementen lopen altijd via Joost. De Office Manager vraagt dan akkoord aan Joost. 
• Purchase request, dit formulier is voor alles wat je wenst an te vragen. 
• Travel expense OV, dit formulier kun je gebruiken voor een declaratie voor gemaakte OV kosten
• Travel expense by Car, dit formulier kun je gebruiken voor een declaratie voor gemaakte kosten met je auto middels gemaakte kilometers.
• General Expense, voor elke andere declaratie, denk aan een voorgeschoten boodschap, reletie geschenk etc. 

Globaal zijn de finance gerelateerde aanvragen zo ingericht dat;  

• Zaken die nodig zijn om je werk goed te kunnen uitvoeren kunnen direct worden afgehandeld via de Office Manager. Als het om bedragen gaat <100,00 Euro. De aanvraag voor de gewenste spullen kun je via jouw Jira account in de portal indienen middels een “Purchase Request”.
• Voor bedragen  >100,00 Euro of voor abonnementen loopt de aanvraag hetzelfde (via de portal), maar zal de CTO of CEO los toestemming geven aan de Office Manager voor akkoord. 
  

Werkspullen

TIG zorgt voor alle spullen die nodig zijn om jouw functie goed te kunnen uitoefenen. Denk hierbij aan een laptop, scherm, schermverhoger, muis, toetsenbord en de hierbij behorende kabels/opladers. Deze spullen krijg je in bruikleen en blijven eigendom van TIG. Mocht je tijdens jouw dienstverband bij TIG nieuwe werkspullen nodig hebben kun je hiervoor een aanvraag indienen bij de Office Manager. Zij zal de aanvraag in behandeling nemen en beoordelen of deze aanvraag goedgekeurd wordt. De aanvraag kan je via de Jira portal indienen als “Purchase Request”.

Koptelefoon met noise cancelling

Goed concentreren in een drukke omgeving kan soms een uitdaging zijn. Terwijl dit binnen TIG wel nodig is om goed je werk te kunnen uitvoeren. Daarom krijgen medewerkers van TIG twee koptelefoons met noise cancelling in bruikleen, één voor thuis en één voor op kantoor.

De koptelefoon blijft eigendom van TIG maar kan worden overgenomen bij het verlaten de organisatie. Het overnamebedrag wordt bepaald door waarde op basis van de afschrijving. De koptelefoons worden in 5 jaar afgeschreven. Dit inhoudt dat het overnamebedrag van een koptelefoon van 250 euro met 50 euro per jaar afneemt. 

Legal Check

Wij hebben een samenwerkingscontract met een bureau voor alle juridische vragen. www.schildwachtjuristen.nl Ze zijn geen directe familie. Ze zijn allround juristen en hebben mensen in dienst die gespecialiseerd zijn in:

• Arbeidsrecht 
• Contractenrecht 
• Huurrecht 
• Notarieel recht 
• Ondernemingsrecht 
• Personen- en Familierecht
• Verbintenissenrecht

Laat vernieuwde contracten checken via hen, daaronder vallen:

• SLA’s
• NDA’s
• Algemene inkoop voorwaarden van derden
• Samenwerkingscontracten met externen
• Geschillen met klanten (in uiterste geval).

Je kan vragen naar onze vaste contactpersoon: Mitchel Schildwacht.