Ergonomisch werken

We willen dat alle werknemers veilig en verantwoord hun werkzaamheden kunnen uitvoeren. Hierbij is ergonomisch werken van essentieel belang. Met onderstaande richtlijnen en tips kun je een (meer) ergonomische werkplek- en houding creëren.

Ergonomics Expert Explains How to Set Up Your Desk | WSJ

Vergaderruimtes / Stilte cabines

Wil je een van de vergaderruimtes langere tijd gebruiken om in stilte te werken of voor een vergadering boeken? Boek deze dan in via je agenda (Google). Je collega’s kunnen hier zien wanneer de ruimte bezet is en hoe lang jij niet beschikbaar bent. 

Publiekmakers

Publiekmakers  is de ruimte achterin het kantoor. Omdat dit de plek is waar wij klanten ontmoeten moet deze ruimte te allen tijde schoon en netjes zijn. Check na gebruik de volgende punten:

1. Alle stoelen zijn aanwezig in de ruimte en staan aangeschoven aan de tafel.
2. Ruimte is vrij van kopjes, glazen en schaaltjes.
3. Ruimte is vrij van materialen zoals notitieblokken, potloden etc.
4. De TV en beamer staan uit.
5. Tafel is schoon.

TIG Heroes

TIG heroes is onze laatste aanwinst en hebben we eind 2021 omgetoverd tot vergaderruimte, dit is de ruimte naast de focus room 4de deur vanaf de open zaal. Voor zowel intern als extern. Dezelfde checklist is van kracht.

Focus room 

De kleine ruimte achter het scrumboard is de Focus room, ofwel: stilteruimte. Iedereen kan gebruik maken van deze ruimte om zich even een paar uurtjes af te zonderen of even een telefoontje te plegen. 

Als de deur van de ruimte dicht is betekent dit dat hier iemand zit te werken. Deze persoon wordt niet gestoord tenzij er een brand is uitgebroken. Storen met vragen zoals ‘Hoe lang zit je hier nog?’, ‘Lunchen?’ of ‘Koekje?’ kan dus niet. 

Kamer reserveren bij je afspraak.

Soms wilt je een kamer reserveren bij je afspraak/meeting, dit kan met Publiekmakers(achterste ruimte) en TIG heroes(kamer naast octolabs). 

1) Maak een afspraak, druk op create of in de agenda op een bepaalde tijdslot om een agenda punt te maken.

2) Klik vervolgens op Add Rooms. (Ruimtes als je google op NL staat)
3) Hier zie een keuze tussen Publiekmakers en TIG Heroes, kies de kamer waar je wilt vergaderen zodat deze wordt toegevoegd aan de afspraak.
4) Druk op de pijl links boven om terug te gaan en de rest van de afspraak in te vullen of om de afspraak op te slaan.
5) Nu zal in het tijdslot van de afspraak de kamer niet beschikbaar zijn en zal dit ook in Joan weer gegeven worden. Je kan een kamer dubbel boeken, echter zul je dan mail ontvangen de kamer de afspraak heeft afgewezen, dit zal Google niet direct zeggen.

Extra uitgebreide uitleg met afbeeldingen is te vinden op: https://kb.tig.nl/x/L4DDBw 

Keuken

Een aantal regels om het gebruik van de keuken voor iedereen aangenaam te houden:

• Het schoonhouden van de keuken is een gezamenlijke verantwoordelijkheid;
• De afwas gaat altijd direct in de vaatwasser. Als de vaatwasser vol is zet je deze aan. In dit geval plaats je de afwas boven de vaatwasser; Gooi de plastic roerstaafjes weg en de kopjes leeg. Vaatwastabletten vind je in het kastje onder de gootsteen, leg deze op de bestekbak, zonder folie (ook de oplosbare folie verwijderen);
• De office manager ruimt de vaatwasser uit, de laatste persoon op kantoor zet de vaatwasser aan; 
• Zet geen afwas in de gootsteen;
• Houd het koffiezetapparaat schoon. Als je water moet bijvullen of afvalbakjes moet legen, ruim dan alles netjes op, hetzelfde geldt voor de melkopschuimer, na gebruik direct schoonmaken; 
• Merk je dat een voorraad bijna op is? Geef dit aan bij de office manager of noteer het op de boodschappenlijst welke in de keuken boven de koffiemachine hangt;
• Houd het aanrecht schoon!

Parkeren

TIG heeft zes parkeerplekken in de parkeergarage van het Coengebouw: nr 119 t/m 124. De parkeergarage is afgesloten met een slagboom, waarvoor een toegangspas nodig is. De verdeling van de parkeerpassen wordt besloten door de OM.

Bezoekers die met de auto komen dienen aangemeld te worden bij de receptie van het Coengebouw. Dit kan per mail naar servicebalie@coengebouw.nl o.v.v. naam relatie, bedrijf, datum en tijdstip. Maximale parkeertijd is 2 uur. 

Cameratoezicht

De deurbel heeft een camera die 5 dagen beelden bewaard op de Nest server.  Het doel hiervan is louter inbraakpreventie. Toegang tot de beelden is alleen toegankelijk voor het Management en op aanvraag door Sysops (System operators). Sysops is verantwoordelijk voor het inrichten van de camera hard- en software.

Als je face-to-face komt te staan met een inbreker of insluiper: Ga niet de held spelen, geef hem wat hij wil en maak je uit de voeten. De camerabeelden registreren alles en nemen op zodat bij de politie aangifte kan worden gedaan.

Gebruik van beeldmateriaal

Het is erg belangrijk voor TIG om naar de buitenwereld een eerlijk en representatief beeld te schetsen van wie we zijn en wat we doen. Daarom worden er op kantoor met enige regelmaat foto’s gemaakt van als we aan het werk zijn voor zowel intern als extern gebruik, maar ook voor marketingdoeleinden: denk hierbij aan foto’s voor de website, in overeenkomsten, powerpoint presentaties of bijv. voor sociale media. Daarom hebben we het beleid dat je bij indiensttreding automatisch instemt dat je op foto’s en opnames kan komen te staan en dat TIG deze mag gebruiken voor eerder genoemde doeleinden en deze openbaar kunnen worden gedeeld. Praktisch, ook na je uitdiensttreding zal het beeldmateriaal en content in het beheer en gebruik blijven van TIG, maar uiteraard zal het materiaal in de loop der tijd worden vervangen. In het geval dat je helemaal niet op de foto etc. wil staan, geef dat dan van te voren aan bij HR bij indiensttreding en doe dan zelf even stapje opzij als er een opname is.

Stoplichten

Op de werkvloer is 1 stoplicht aanwezig om de meest bedrijfskritische technische stand van zaken naar iedereen duidelijk te maken: Als alle basis technische bedrijfsprocessen bij TIG en bij al onze klanten werken, dan zijn de stoplichten groen. Als het stoplicht de kleur oranje geeft dan is er een technisch bedrijfsproces van TIG buiten gebruik. 

Je kan 24/7 op stoplicht.tig.nl kijken welke website/service niet werkt als een stoplicht rood is. De stoplichten en de software hebben wij zelf gemaakt en in beheer.

Dashboards

Eind 2016 hebben wij een viertal dashboard geïntroduceerd: drie op de gang en één in de keuken. In de loop van de jaren hebben we deze uitgebreid naar negen en met de verhuizing naar de 10e etage zijn we terug gegaan naar 3 dashboards in de keuken. Op de dashboards is belangrijke kerninformatie weergegeven zodat wij met z’n allen weten waarom we dagelijks aan het zwoegen zijn. Hieronder volgt een gedetailleerd overzicht van de aanwezige schermen en welke data en kerninformatie deze laten zien;

De drie schermen in de keuken;

1. Live transactions Holland –  Dit scherm laat alle postcodes zien waarvan de adresgegevens opgehaald zijn door middel van onze Postcode service. De kleuren zijn onderverdeeld in;
   • Magento klanten – groen
   • Overige klanten – geel
   • Ecommerce – blauw
2. Realtime platform monitoring – Dit scherm toont de realtime reactiesnelheid en requests per minuut van verschillende omgevingen.
3. Keuken dashboard – Dingen die wij als TIG zelf leuk vinden om te zien.
   • De Google reviews score
   • De review score op onze email inboxes, Finance, SD & DEV
   • De laatste Google & de laatste SD Jira review
   • Alle geplande jaarlijkse afspraken met klanten
   • Zijn onze directe concurrenten up to date m.b.t. de laatste security updates

Wij onderhouden de dashboards zelf, de product owner is Joost. Ideeën, commentaar? Hij is de aangewezen persoon voor veranderingen.

Lametrics

We hebben zo’n tien Lametrics verspreid in het kantoor staan. Deze kunnen de volgende informatie tonen, het instellen van de Lametrics gaat via een van de ipads

Databronnen

1. Aantal actieve Postcode Service klanten 
2. Aantal SLA klanten
3. Aantal Instagram volgers (TIG) 
4. Aantal Instagram volgens (Yiraphic) 
5. Aantal Twitter volgens (Yiraphic) 
6. Aantal betaalde installaties op de Marketplace van Atlassian
7. Zijn alle Webshops live? Zodra er een down gaat, zal deze lametric i.p.v. sys:ok de website laten zien welke down is. 
8. Aantal downloads van de door onze gemaakte extensies
9. De dagen dat de huidige stagiair er nog is.
10. Het bedrag wat we niet kunnen factureren aan de klant omdat we bepaalde vacatures nog openstaan. 

Afsluiten kantoor

De laatste persoon op kantoor heeft twee taken:

1. Zet de vaatwasser aan
2. Wacht en check of de deur op slot is